Politique de confidentialité
Version en vigueur : 26 octobre 2026
Table des matières
- Responsable de traitement
- Données collectées
- Finalités du traitement
- Durées de conservation
- Transferts hors Union Européenne
- Vos droits
- Transparence algorithmique
- Cookies et traceurs
- Sécurité des données
- Contact et réclamations
1. Responsable de traitement
Le responsable de traitement pour vos données personnelles est :
LL Corporation (SASU au capital de 1 000 €, RCS Nice 106 684 160), représentée par Ludwig Legrand.
Adresse : 27 Avenue Jean Médecin, 06000 Nice, France
SIRET : 10668416000018
Email de contact : contact@valumna.fr
Contact pour les données personnelles : rgpd@valumna.fr
Note : si vous êtes salarié d'une entreprise qui utilise ce service, le responsable des traitements RH est votre employeur ; l'éditeur du logiciel agit pour son compte, en qualité de sous-traitant. Valumna reste responsable des traitements listés à la section 6.1.
2. Données collectées
2.1 Données du compte
- Adresse email professionnelle (identifiant unique)
- Nom et prénom (saisis lors de la création du compte)
- Intitulé de poste (optionnel)
- Date d'entrée dans l'organisation (optionnel)
- Date de départ, saisie par l'employeur au départ du salarié
- Rôle dans l'organisation (administrateur, service RH, manager, collaborateur)
- Jetons du compte : jetons d'activation du compte, de réinitialisation du mot de passe et de changement d'adresse électronique
- Second facteur (sur option) : le secret de l'application d'authentification et les codes de secours
2.2 Données d'évaluation (bilans)
- Scores comportementaux : une note par axe, sur cinq niveaux (2, 4, 6, 8 et 10), sur les axes professionnels configurés par l'organisation (par défaut : décisions opérationnelles, productions écrites et orales, compétences techniques métiers, pilotage d'équipe, adaptation aux changements, tenue des engagements)
- Observations : commentaires qualitatifs associés à chaque axe, chiffrés en AES-256-GCM au repos dans la base de données
- Période d'évaluation (format « 2025-H1 »)
- Objectifs : intitulé, indicateur, échéance, origine et statut
- Guide de préparation et suggestions d'objectifs produits par l'IA (section 7), et la décision prise sur chaque suggestion ajoutée
- Refus et contestations : refus de participer ou de signer, et leur motif ; contestations d'une évaluation
- Signatures électroniques : date et adresse IP de chaque signature
- Points d'étape de la période d'essai : rédigés par le manager ou l'administrateur — l'intégration du salarié, l'appréciation des compétences techniques et comportementales observées depuis la prise de poste, et la suite envisagée (validation, prolongation ou rupture de la période d'essai) ; non chiffrés au repos
2.3 Données des entretiens de parcours professionnel
- Préparation rédigée par le salarié, chiffrée au repos
- Compte rendu : les réponses de l'entretien et le récapitulatif des formations, certifications et progressions, chiffrés au repos
- Note interne de la personne qui conduit l'entretien, chiffrée au repos ; refus de participer ou de signer, et leur motif
- Comptes rendus d'entretiens antérieurs numérisés, déposés par l'employeur
2.4 Journal de suivi RH, absences et entretiens de retour
- Journal de suivi RH : entrées rattachées à une évaluation ou à un entretien (note, appel, entretien, courrier, document) et leurs pièces jointes (PDF, JPEG, PNG ou DOCX)
- Absences : type d'absence et dates
- Entretiens de retour : le type de l'absence à l'issue de laquelle l'entretien a lieu, les réponses de l'entretien et les motifs de refus, chiffrés au repos
2.5 Prises d'acte et acceptations
- Prise d'acte des méthodes d'évaluation : date, version et adresse IP
- Information sur une nouvelle version de la politique : date et version de l'information reçue
- Acceptation des conditions générales par l'organisation : date, version et adresse IP de l'administrateur qui les accepte
2.6 Données techniques
- Journal des connexions : date, adresse IP et navigateur de chaque connexion
- Appareils de confiance (second facteur, sur option) : l'adresse IP de l'approbation et le navigateur
- Limitation de débit : l'adresse IP sert de clé aux compteurs qui limitent le nombre de requêtes, le temps de la fenêtre du contrôle
- Journaux d'audit des actions : leurs métadonnées peuvent porter le nom de la personne concernée par l'action ou de la personne qui l'a accomplie, et l'adresse IP de cette dernière
- Journal d'usage de l'IA : pour chaque appel au modèle, l'organisation, l'utilisateur à l'origine de l'appel, le type d'usage, le modèle et le nombre de jetons — aucun contenu de demande ni de réponse
- Demandes d'assistance : la question posée à l'assistant d'aide quand elle signale un problème technique (tronquée à 1 000 caractères) et l'utilisateur
- Traces d'erreurs envoyées à la supervision des erreurs, filtrées avant l'envoi (section 5)
- Registre des courriels automatiques : l'identifiant du destinataire, le type de courriel (relance d'inactivité, rappel d'objectifs) et la période, pour ne pas envoyer deux fois le même
- Incidents des tâches planifiées : leur détail peut porter des identifiants internes (utilisateur, organisation)
- Journal des purges : l'identifiant technique de chaque ligne supprimée et le détail de la purge
2.7 Données des traitements de Valumna hors de l'espace d'une organisation
- Lettre d'information : adresse électronique, dates d'inscription et de confirmation
- Candidatures au programme partenaires : nom, prénom, cabinet, adresse électronique, et, si vous les renseignez, téléphone, nombre de clients et message
- Codes d'accès à la phase d'essai : le code, l'adresse électronique saisie, la date d'emploi et un condensé de l'adresse IP
- Facturation : nom de l'organisation, adresse électronique de l'administrateur, identifiants du prestataire de paiement
- Comptes partenaires : nom et adresse électronique du contact du cabinet, nombre de clients, taux de commission ; aucun code du service n'en crée aujourd'hui
- Registre des violations de données de Valumna : pour chaque violation, ses faits, ses effets et les mesures prises, et le nom et l'adresse électronique de la personne à contacter
2.8 Ce que nous ne collectons pas
- Données biométriques, opinions politiques, croyances religieuses
- Données de localisation en temps réel
- Enregistrements audio ou vidéo
- Données issues de réseaux sociaux
2.9 Données de santé (Art. 9 RGPD)
La donnée qui peut relever de la santé est le type d'absence à l'issue de laquelle un entretien de retour est proposé, par exemple un arrêt longue maladie ; les réponses de l'entretien de retour peuvent aussi en révéler. Comme toute donnée de santé, son traitement requiert une double base : une base de licéité au titre de l'article 6, et une condition qui lève l'interdiction de principe au titre de l'article 9. Il repose sur l'obligation légale de l'employeur de proposer cet entretien au retour du salarié (Art. L6315-1 C. trav. ; Art. 6.1.c RGPD). La condition qui lève l'interdiction de traiter cette donnée est l'exécution des obligations de l'employeur en matière de droit du travail (Art. 9.2.b RGPD) et, pour sa conservation à des fins probatoires, la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice (Art. 9.2.f RGPD).
3. Finalités du traitement
3.1 Les traitements dont Valumna est responsable
D'après le registre des traitements de Valumna :
| Traitement | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Comptes et accès à la plateforme | Créer les comptes, authentifier les utilisateurs, gérer les accès | Intérêt légitime de Valumna à fournir le service souscrit par votre organisation (Art. 6.1.f RGPD) |
| Courriels de service | Notifications, invitations, alertes | Intérêt légitime de Valumna à fournir le service souscrit par votre organisation (Art. 6.1.f RGPD) |
| Cache applicatif | Performance du service | Intérêt légitime de Valumna à fournir le service souscrit par votre organisation (Art. 6.1.f RGPD) |
| Journal d'audit (sécurité) | Tracer les actions | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) et responsabilité (Art. 5 §2 RGPD) |
| Abonnements de l'organisation | Gérer l'abonnement souscrit par l'organisation | Intérêt légitime de Valumna à fournir le service souscrit (Art. 6.1.f RGPD) |
| Facturation | Émettre et conserver les factures ; aucune facture n'est émise à ce jour | Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) — Art. L123-22 Code de commerce |
| Lettre d'information | Envoyer la lettre d'information de l'éditeur | Consentement (Art. 6.1.a RGPD) |
| Candidatures au programme partenaires | Instruire la candidature d'un cabinet | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Codes d'accès à la phase d'essai | Ouvrir l'essai du service, en vue de sa souscription par une organisation | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Journal des connexions | Sécuriser les comptes, et vous restituer vos connexions | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Supervision des erreurs | Détecter et corriger les erreurs et les lenteurs du service | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Journal d'usage de l'IA | Compter l'usage de l'IA de l'organisation et suivre l'usage global du service | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Assistant d'aide du tableau de bord | Répondre aux questions d'utilisation ; ouvrir une demande d'assistance pour un problème technique | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Comptes partenaires | Gérer le compte d'un cabinet partenaire et sa commission | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) |
| Registre des violations de données | Documenter toute violation de données, ses effets et les mesures prises | Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) — Art. 33 §5 RGPD |
Les utilisateurs d'une organisation cliente ne sont pas parties au contrat, conclu avec leur organisation : c'est pourquoi leurs comptes reposent sur l'intérêt légitime de Valumna, et non sur le contrat.
3.2 Les traitements RH, pour le compte de votre employeur
| Finalité | Base légale | Détail |
|---|---|---|
| Gestion des évaluations RH (bilans) | Déterminée par votre employeur, responsable du traitement | Permettre la conduite des entretiens de bilan |
| Entretiens de parcours professionnel | Obligation légale de l'employeur (Art. 6.1.c RGPD) | Art. L6315-1 Code du travail |
| Points d'étape de la période d'essai | Déterminée par votre employeur | Apprécier, pendant la période d'essai, l'intégration et les compétences du salarié, et préparer la suite de la période d'essai |
| Absences et entretiens de retour | Déterminée par votre employeur ; obligation légale pour les absences à l'issue desquelles l'entretien est dû (Art. L6315-1 C. trav.) | Proposer l'entretien de retour |
| Aide à la préparation de l'entretien de bilan et suggestions d'objectifs (IA) | Déterminée par votre employeur, responsable du traitement | Aider la personne qui conduit le bilan à préparer l'entretien et à formuler des objectifs ; le texte produit est une proposition. Vous pouvez refuser la transmission de vos données à une IA (section 7) |
| Journal d'usage de l'IA consulté par l'administrateur | Déterminée par votre employeur | Suivre l'usage de l'IA dans l'organisation |
Les données ne sont jamais utilisées à des fins de publicité ciblée, de profilage commercial ou de vente à des tiers.
4. Durées de conservation
Le référentiel de la CNIL relatif aux durées de conservation pour la gestion des ressources humaines pose le cadre : les
données du dossier professionnel sont conservées en base active pendant la relation de travail, puis archivées
seulement pour respecter une obligation légale ou pour la preuve, dans la limite des délais de prescription. Il ne fixe
aucune durée pour les entretiens de parcours professionnel ni pour l'évaluation : chaque durée ci-dessous porte son propre motif.
| Donnée | Durée de conservation | Comment elle s'applique | Motif |
|---|---|---|---|
| Compte du salarié et ses bilans de performance | jusqu'au départ, puis 3 ans après la date de départ saisie | Le compte du salarié parti est supprimé à ce terme, avec ses bilans | Durée retenue par l'éditeur : une année de marge au-delà du délai de prescription de 2 ans — Art. L1471-1 C. trav. |
| Objectifs et absences | jusqu'au départ, puis 3 ans après la date de départ saisie | Supprimés avec le compte du salarié | Les mêmes que le compte du salarié |
| Points d'étape de la période d'essai | jusqu'au départ, puis 3 ans après la date de départ saisie | Supprimés avec le compte du salarié | Les mêmes que le compte du salarié |
| Guide de préparation produit par l'IA | Aussi longtemps que le bilan | Supprimé avec le bilan | Il fait partie du bilan |
| Suggestions d'objectifs produites par l'IA | Les suggestions que la personne qui conduit le bilan ajoute deviennent des objectifs proposés, ensuite validés, modifiés ou écartés, et conservés avec cette décision — lignes « Objectifs et absences » et « Preuves » ; celles qu'elle n'ajoute pas ne sont pas conservées | D'une génération, le journal d'audit ne garde que le nombre de suggestions, les axes concernés et le modèle. Une nouvelle génération supprime tous les objectifs ajoutés depuis les suggestions de ce bilan, y compris ceux déjà validés, après une confirmation ; leur texte et leurs décisions sont recopiés au journal d'audit, conservé 5 ans à compter de chaque trace | Preuve de la décision prise sur une proposition de l'IA |
| Refus de participer ou de signer, et leur motif | Aussi longtemps que le bilan ou l'entretien qu'ils concernent | Supprimés avec lui | Ils font partie du bilan ou de l'entretien |
| Signatures électroniques (date, adresse IP) | Aussi longtemps que le bilan ou l'entretien signé | Supprimées avec lui | Preuve de la signature (Art. 1367 C. civ.) |
| Bilans annulés | Supprimés 90 jours après l’annulation | Purge automatique quotidienne | Un bilan annulé n'a plus d'objet |
| Entretiens de parcours professionnel et leur compte rendu, comptes rendus antérieurs numérisés compris | pendant l'emploi, puis jusqu'au 31 décembre de la 4e année après le départ | Aucune purge pendant l'emploi ; suppression automatique au terme | Durée retenue par l'éditeur : elle couvre le contrôle de l'abondement que l'employeur doit verser au compte personnel de formation quand les entretiens de parcours n'ont pas été tenus (Art. L6315-1 et R6323-3 C. trav.) |
| Preuves liées aux évaluations et entretiens (journal de suivi RH et ses pièces jointes, contestations, entretiens de retour, validations d'objectifs, accusés de lecture du guide d'entretien) | de 3 à 5 ans après le départ, selon le réglage de l’organisation ; par défaut 3 ans | Suppression définitive à l'échéance ; prolongée jusqu'à la résolution d'un litige en cours concernant le salarié ; votre employeur peut télécharger un certificat des suppressions effectuées | Délais de prescription : 2 ans pour les actions portant sur l'exécution du contrat (Art. L1471-1 C. trav.), 5 ans pour la discrimination (Art. L1134-5 C. trav.) et le harcèlement (Art. 2224 C. civ.) |
| Prise d'acte des méthodes d'évaluation (date, version, adresse IP) | la dernière prise d'acte reste sur votre compte jusqu'à sa suppression, 3 ans après votre départ ; l'historique de vos prises d'acte est conservé au journal d'audit, 5 ans à compter de chacune | Supprimée avec le compte ; l'historique, avec le journal d'audit | Preuve de l'information préalable (Art. L1222-3 C. trav.) |
| Informations reçues sur la politique et acceptations des conditions générales par l'organisation (avec l'adresse IP de l'administrateur) | Tant que l'organisation existe | Supprimées avec elle | Preuve de l'information et de l'acceptation (Art. 5 §2 RGPD ; Art. 1367 C. civ.) |
| Journal d'audit | 5 ans à compter de chaque trace, non réglable par l'organisation | Purge automatique ; à l'effacement d'une organisation, son journal est supprimé avec elle | Responsabilité du responsable de traitement (Art. 5 §2 RGPD) et prescription civile (Art. 2224 C. civ.) |
| Journaux de connexion (adresse IP, navigateur) | 6 mois | Purge automatique, sauf pour une personne dont les données sont gelées pour un litige | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) ; la CNIL recommande de 6 mois à 1 an |
| Appareils de confiance (adresse IP de l'approbation) | Jusqu'à la suppression du compte, révoqués ou expirés compris | Supprimés avec le compte | Décision interne : aucune purge propre |
| Journal d'usage de l'IA | Aussi longtemps que le compte de l'utilisateur, ou que l'organisation | Supprimé avec le compte ou avec l'organisation | Décision interne : aucune purge propre |
| Demandes d'assistance (assistant d'aide) | Tant que l'organisation existe | Supprimées avec elle | Décision interne : aucune purge propre |
| Traces d'erreurs (supervision des erreurs) | Environ 90 jours, chez le prestataire | Rétention du prestataire ; rien n'est conservé par Valumna | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Compteurs de limitation de débit (adresse IP) | Le temps de la fenêtre du contrôle, au plus une heure | Expiration automatique | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Notifications de l'application | 365 jours après leur création | Purge automatique, la même durée pour toutes les organisations | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Registre des courriels automatiques | Sans terme | Aucune purge ; la ligne survit à la suppression du compte | Décision interne : aucune purge propre |
| Incidents des tâches planifiées | 90 jours ; 1 an pour un incident critique | Purge automatique | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Journal des purges | 5 ans | Purge automatique | Responsabilité du responsable de traitement (Art. 5 §2 RGPD) |
| Jetons du compte | Jusqu'à la suppression du compte ou de l'organisation, y compris après leur emploi ou leur expiration | Supprimés avec le compte ou avec l'organisation ; aucune purge des jetons employés ou expirés | Décision interne : aucune purge propre |
| Second facteur | Tant qu'il est activé | Supprimé à sa désactivation ou avec le compte | Sécurité du compte |
| File d'envoi des courriels | 30 jours après la fin de l'envoi | Purge automatique | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Fichiers d'export | 30 jours après leur génération ; l'export remis à la clôture d'un compte : 90 jours | Suppression automatique | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Données d'une organisation cliente après la fin de son abonnement | Au plus tôt 90 jours après la fin de l'abonnement, et après deux préavis adressés à ses administrateurs | Effacement de l'organisation et de toutes ses données, chaque jour pour les organisations arrivées à ce terme | Fin du contrat |
| Identifiants de paiement de l'organisation (prestataire de paiement) | Tant que l'organisation existe | Supprimés avec elle | Exécution du contrat |
| Factures et données de facturation | — | Aucune facture n'a été émise à ce jour : Valumna n'en détient aucune, et ne conserve aucune donnée de facturation à l'effacement d'une organisation. | — |
| Lettre d'information | Jusqu'au désabonnement, qui l'efface aussitôt ; sinon trois ans après la confirmation de l'inscription ; une inscription non confirmée est effacée après sept jours, à l'inscription suivante | Effacement au désabonnement ; purge automatique | Consentement (Art. 6.1.a RGPD) |
| Codes d'accès à la phase d'essai | Trois ans après leur emploi ; deux ans après leur émission s'ils ne sont jamais employés | Purge automatique | Décision interne |
| Candidatures au programme partenaires | Reçues par courriel, dans la messagerie de l'éditeur, et non enregistrées dans la base ; supprimées trois ans après le dernier échange si aucun partenariat n'en est né | Suppression manuelle par l'éditeur | Limitation de la conservation (Art. 5 §1 e RGPD) |
| Comptes partenaires | Tant que l'organisation du cabinet existe | Supprimés avec elle | Décision interne |
| Registre des violations de données de Valumna | Sans terme | Aucune purge propre ; une violation rattachée à une organisation est supprimée avec elle | Décision interne : aucune durée fixée |
| Cookies | Voir la section 8 | — | — |
À l'issue des délais ci-dessus, les données sont supprimées de la base active.
Effacement et sauvegardes
Une suppression — qu'elle résulte d'une échéance ci-dessus ou d'une demande de votre part — porte sur la base de données active. Elle est immédiate et définitive sur ce support.
Une copie subsiste néanmoins dans les sauvegardes jusqu'à leur rotation. Notre politique de sauvegarde prévoit des sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours glissants, au-delà desquels elles sont supprimées automatiquement. Passé ce délai, la donnée effacée ne subsiste sur aucun support.
⚠️ Cette durée de 30 jours est celle qu'applique notre hébergeur de base de données : c'est une propriété de sa plateforme, que nous vous communiquons sans être en mesure de la vérifier nous-mêmes. Nous ne pouvons donc pas vous la garantir comme nous garantissons la suppression en base active, qui, elle, est exécutée par notre propre code.
Pendant cette fenêtre, une sauvegarde n'est ni consultable ni exploitée : elle ne sert qu'au rétablissement du service après incident.
5. Transferts hors Union Européenne
Certains de nos sous-traitants traitent des données aux États-Unis ; d'autres les traitent dans l'Union européenne mais relèvent du droit d'un pays tiers, ce qui laisse une exposition résiduelle. Ces transferts et cette exposition sont encadrés par :
| Destinataire | Pays | Données transférées | Garanties |
|---|---|---|---|
| Neon, LLC (affiliate of Databricks, Inc.) — 160 Spear Street, 15th Floor, San Francisco, CA 94105, USA | Données stockées dans l'UE (région AWS Europe Central 1, Francfort, Allemagne). Société de droit américain → exposition résiduelle aux lois extraterritoriales (CLOUD Act/FISA). | Données de la base ; certains textes libres y sont chiffrés en AES-256-GCM côté application (liste en section 9) | Clauses Contractuelles Types + DPA — région UE verrouillée |
| Vercel Inc. — 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA | Fonctions serverless : Francfort (fra1, UE) · nœuds Edge UE pour le CDN. Société de droit américain → exposition résiduelle aux lois extraterritoriales (CLOUD Act/FISA). | Requêtes HTTP ; journaux applicatifs, qui peuvent contenir des identifiants internes (utilisateur, organisation) et, lors d'un échec de connexion, la partie de l'adresse électronique qui précède l'arobase ; et deux stores Vercel Blob : PUBLIC (avatars, logos — Paris/CDG1) et PRIVÉ (documents RH nominatifs : pièces jointes d'entretiens/journal, scans EPP, exports RGPD — Francfort/FRA1, accès authentifié uniquement, servis en stream serveur, contenu chiffré AES-256-GCM) | EU-US Data Privacy Framework (DPF) + Clauses Contractuelles Types + DPA |
| Anthropic PBC — 548 Market Street PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA | États-Unis | Trois usages. Guide de préparation et suggestions d'objectifs : données pseudonymisées — les noms du collaborateur, du manager et le poste sont remplacés par des libellés génériques (« Collaborateur A », « Manager B », « Poste X ») avant transmission ; aucun identifiant direct (nom, email, téléphone) n'est envoyé. Rédaction des axes : le contexte de l'entreprise et l'intitulé du poste, aucune donnée de salarié. Assistant d'aide : la question telle que saisie, et le nom et l'offre de l'organisation ; aucune pseudonymisation ; le filtre de santé s'applique. | DPA Anthropic + Commercial Terms, qui incorporent les Clauses Contractuelles Types (SCC) Modules 2 et 3, au titre de l'article 46(2)(c) du RGPD ; pour les données RH, dont Valumna est sous-traitant, c'est le Module 3 (sous-traitant vers sous-traitant ultérieur) · Non-utilisation pour entraînement des modèles (politique API commerciale par défaut, sans opt-in requis) · Anthropic supprime automatiquement les entrées et sorties de l'API dans les 30 jours de leur réception ou de leur génération ; un contenu signalé pour violation de sa politique d'usage peut être conservé jusqu'à 2 ans, et les scores de classification de sécurité jusqu'à 7 ans |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) — 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA | États-Unis (avec relais UE selon configuration domaines) | Adresse email du destinataire, prénom, contenu de l'email | EU-US Data Privacy Framework (DPF) + Clauses Contractuelles Types + DPA |
| Upstash, Inc. — Delaware, USA | Région UE (eu-west-1, Irlande). Société de droit américain → exposition résiduelle aux lois extraterritoriales (CLOUD Act/FISA). |
Clés de cache et de limitation de débit, et ce qu’elles portent en clair : adresse électronique (clé de la session d’accès restreint pendant la phase d’essai — trente jours, renouvelés à chaque usage) · adresse IP (clé de limitation de débit, le temps de la fenêtre du contrôle : au plus une heure) · identifiants d’utilisateur, d’organisation et d’entretien · jetons donnant accès à un document · libellés d’axes d’évaluation rédigés par l’organisation et résultat du contrôle de leur libellé par une liste de termes (trente jours) | EU-US Data Privacy Framework (DPF) + Clauses Contractuelles Types + DPA |
| Stripe Technology Company Ltd / Stripe Payments Europe Ltd — The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irlande | UE (Irlande, entités Stripe Payments Europe Ltd) avec relais États-Unis (Stripe Inc.) | Email, nom, données de paiement tokenisées (jamais le numéro de carte en clair) | EU-US Data Privacy Framework (entité US Stripe Inc.) + Clauses Contractuelles Types + DPA — PCI-DSS Level 1 |
| Functional Software, Inc. (d/b/a Sentry) — 45 Fremont Street, San Francisco, CA, USA | Francfort (UE) — région Sentry EU. Société de droit américain → exposition résiduelle encadrée DPF+CCT. | Traces d'erreurs et de performance, du serveur et du navigateur. Avant tout envoi, un filtre applicatif retire de chaque valeur les adresses électroniques, les jetons, les identifiants et les chaînes de requête ; l'identifiant de l'utilisateur est haché ; les cookies, en-têtes et corps de requête ainsi que les variables locales sont supprimés ; les messages d'erreur sont tronqués ; les intégrations IA sont désactivées côté serveur. Ce filtre ne reconnaît pas automatiquement un nom de personne | EU-US Data Privacy Framework (DPF) + Clauses Contractuelles Types + DPA — rétention ~90 jours |
Vous pouvez obtenir copie des garanties applicables en écrivant à rgpd@valumna.fr.
6. Vos droits
Les droits que vous pouvez exercer dépendent de la base légale du traitement, et c'est le responsable de chaque
traitement qui y répond.
6.1 Les traitements dont Valumna est responsable
Les mêmes que ceux de la section 3.1 :
| Traitement | Base légale | Droits qui s'y appliquent, en plus de ceux communs à tous |
|---|---|---|
| Comptes et accès à la plateforme | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Courriels de service | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Cache applicatif | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Journal d'audit (sécurité) | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) et responsabilité (Art. 5 §2 RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Abonnements de l'organisation | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Facturation | Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) — Art. L123-22 Code de commerce ; aucune facture n'est émise à ce jour | Aucun : l'obligation légale écarte l'effacement, la portabilité et l'opposition |
| Lettre d'information | Consentement (Art. 6.1.a RGPD) | Effacement, portabilité ; retrait du consentement à tout moment ; opposition à la prospection, sans condition |
| Candidatures au programme partenaires | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Codes d'accès à la phase d'essai | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Journal des connexions | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Supervision des erreurs | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Journal d'usage de l'IA | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Assistant d'aide du tableau de bord | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Comptes partenaires | Intérêt légitime de Valumna (Art. 6.1.f RGPD) | Effacement ; opposition, pour des raisons tenant à votre situation particulière |
| Registre des violations de données | Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) — Art. 33 §5 RGPD | Aucun : l'obligation légale écarte l'effacement, la portabilité et l'opposition |
Communs à tous ces traitements : accès (article 15), rectification (article 16), limitation (article 18),
directives sur le sort de vos données après votre décès, et réclamation auprès de la CNIL. La portabilité (article 20)
ne vaut que pour les traitements fondés sur le contrat ou le consentement ; l'opposition (article 21) ne vaut que pour
un traitement fondé sur l'intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière, et sans condition
pour la prospection.
Pour les exercer : rgpd@valumna.fr. Délai de réponse : un mois à compter de la réception de la demande, prorogeable une seule fois de deux mois (Art. 12 §3 RGPD).
Si vous disposez d'un compte Valumna, vous pouvez aussi exercer vos droits depuis votre espace personnel : Mes données personnelles.
6.2 Les traitements RH dont votre employeur est responsable
Les évaluations, les entretiens et les données de votre dossier sont traités pour le compte de votre employeur, qui en
est le responsable. C'est lui qui choisit la base légale de ces traitements (pour l'entretien de parcours
professionnel, c'est l'obligation légale de l'article L6315-1) et qui répond à vos demandes ; les droits que vous
pouvez exercer en dépendent. Valumna, son sous-traitant, l'assiste pour y répondre (Art. 28 §3 e RGPD).
Pour les exercer, adressez-vous à votre employeur, le cas échéant depuis votre espace : Mes données personnelles.
Refus de la transmission de vos données à une IA : le service vous permet de refuser à tout moment, depuis Mon
compte › Mes données, que vos données soient transmises à un modèle d'IA, sans avoir à vous justifier. Le guide de
préparation et les suggestions d'objectifs ne sont alors plus produits pour vous (section 7).
Absence de décision automatisée : aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière
significative n'est prise sur la seule base d'un traitement automatisé (article 22). Les notes sont attribuées par des
personnes, jamais par un algorithme ; la charte engage votre employeur à conduire un entretien pour chaque évaluation.
Les contenus rédigés dans le cadre d'un entretien — réponses, observations, notes — peuvent mentionner d'autres personnes que le salarié concerné. Une personne qui s'estime mentionnée dans le dossier d'un autre salarié s'adresse à l'employeur qui tient ce dossier, responsable de traitement.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr
Notification en cas de violation de données (articles 33 et 34)
En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés :
- pour les traitements dont Valumna est responsable, Valumna notifie la CNIL dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation (Art. 33 RGPD) et vous informe dans les meilleurs délais si le risque est élevé (Art. 34 RGPD) ;
- pour les traitements RH, Valumna notifie votre employeur dans les meilleurs délais, et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance ; c'est lui qui notifie la CNIL et vous informe.
Pour signaler une vulnérabilité ou un incident de sécurité : contact@valumna.fr (objet : « Incident sécurité »).
7. Transparence algorithmique
Le Service utilise un modèle de langage développé par Anthropic (Claude) pour deux aides à la rédaction, proposées à votre évaluateur, ainsi qu'à l'administrateur et au service RH, pour votre bilan : un guide de préparation de l'entretien et des suggestions d'objectifs. L'entretien de parcours professionnel n'utilise aucun modèle.
- Guide de préparation — ce qui est envoyé : pour chaque axe du bilan, son libellé, la note de votre évaluateur, votre auto-évaluation, l'écart et la description des niveaux ; les intitulés, indicateurs, statuts et échéances de vos objectifs en cours ; un historique résumé de vos trois derniers bilans (notes par axe, intitulés et statuts des objectifs) ; le contexte d'entreprise saisi par l'administrateur ; en cas de nouvelle génération, le guide proposé auparavant ; si le bilan a été conduit sans votre auto-évaluation, le fait qu'un refus de participation est enregistré. Le guide est conservé avec le bilan, aussi longtemps que lui.
- Suggestions d'objectifs — ce qui est envoyé : pour chaque axe retenu, son libellé, votre auto-évaluation, la note de votre évaluateur, l'écart et sa catégorie ; les axes de votre profil de poste et leurs niveaux attendus ; le contexte d'entreprise saisi par l'administrateur ; un historique résumé de vos trois derniers bilans ; en cas de nouvelle génération, l'intitulé et l'indicateur de tous les objectifs déjà ajoutés depuis les suggestions de ce bilan, que la nouvelle génération supprime, y compris ceux déjà validés ; si le bilan a été conduit sans votre auto-évaluation, le fait qu'un refus de participation est enregistré.
- Pseudonymisation du guide et des suggestions : ni votre nom, ni celui de votre évaluateur, ni votre poste, ni vos coordonnées ne sont envoyés — des libellés génériques les remplacent (« Collaborateur A », « Manager B », « Poste X »). Les observations écrites ne sont pas envoyées. Les intitulés et indicateurs d'objectifs, écrits par des personnes, sont envoyés tels quels.
- Filtre de santé : avant tout envoi, la demande est contrôlée ; si elle semble contenir une information de santé, elle n'est pas envoyée au modèle.
- Ce que produit le modèle : un guide par axe (questions d'ouverture, points à aborder, objectif de l'échange, objectif de suivi proposé, piste de formation) et des propositions d'objectifs. Ce sont des propositions : la personne qui conduit le bilan les relit, les modifie ou les écarte.
- Finalité : aider la personne qui conduit le bilan à préparer l'entretien et à formuler des objectifs.
- Absence de décision automatisée : aucun algorithme ne prend de décision. Le texte produit est soumis à la personne qui conduit le bilan avant tout usage. Les données d'historique ne sont jamais utilisées pour des décisions RH automatisées (Art. 22 RGPD).
- Rédaction des axes, sans donnée de salarié : le modèle propose la rédaction des axes d'évaluation et de leurs niveaux, à partir du contexte de l'entreprise et de l'intitulé du poste ; rien n'est utilisé avant que l'organisation ne l'enregistre. Le contrôle des libellés à l'enregistrement est fait par une liste de termes, non par le modèle.
- Assistant d'aide du tableau de bord : tout utilisateur, quel que soit son rôle, peut lui poser une question ; l'écran dit qu'il s'agit d'une IA. Sont envoyés au modèle la question telle que saisie, sans pseudonymisation, et le nom et l'offre de l'organisation ; aucun contenu de la page n'est envoyé ; le filtre de santé contrôle la question avant l'envoi. La question n'est pas conservée par Valumna, sauf si elle signale un problème technique : elle devient alors une demande d'assistance (section 4). Le refus de la transmission de vos données à une IA ne s'applique pas à ce que vous choisissez d'y saisir : n'y saisissez ni nom, ni donnée de santé, ni autre donnée personnelle.
- Absence d'apprentissage sur vos données : par défaut, l'API commerciale Anthropic n'utilise pas les inputs API pour entraîner ses modèles — cette garantie est contractuelle (DPA + Commercial Terms Anthropic) et ne nécessite pas d'opt-in de notre part.
- Conservation chez Anthropic : Anthropic supprime automatiquement les entrées et sorties de l'API dans les 30 jours de leur réception ou de leur génération ; un contenu signalé pour violation de sa politique d'usage peut être conservé jusqu'à 2 ans, et les scores de classification de sécurité jusqu'à 7 ans.
- Mécanisme de transfert UE → US : le transfert vers Anthropic PBC (San Francisco, CA) est encadré par les Clauses Contractuelles Types (SCC) que le DPA Anthropic incorpore, au titre de l'article 46(2)(c) du RGPD : pour vos données RH, dont Valumna est sous-traitant, le Module 3 (sous-traitant vers sous-traitant ultérieur).
- Votre refus : vous pouvez refuser à tout moment la transmission de vos données à une IA depuis Mon compte > Mes données, sans avoir à vous justifier. Le guide et les suggestions ne sont alors plus produits pour vous. Un guide déjà produit n'est plus affiché à la personne qui conduit le bilan ; il reste conservé avec le bilan, et il vous est remis avec votre bilan dans l'export de vos données, selon la règle de remise des bilans.
- Vos droits : section 6 ; pour vos données RH, adressez-vous à votre employeur.
Pour plus de détails sur le fonctionnement de nos algorithmes, consultez notre page Transparence algorithmique.
8. Cookies et traceurs
Cookies strictement nécessaires
| Cookie | Durée | Finalité |
|---|---|---|
__Secure-authjs.session-token |
4 heures sans activité, renouvelées à chaque requête ; 7 jours au plus après la connexion | Maintien de la session authentifiée (JWT) |
__Host-authjs.csrf-token |
Session du navigateur | Protection contre les attaques CSRF |
__Secure-authjs.callback-url |
Session du navigateur | Page où revenir après la connexion |
2fa-verified |
12 heures | Second facteur validé pour la session |
device-trust |
30 jours, renouvelés à chaque usage | Appareil de confiance, si vous l’avez choisi |
beta_access |
30 jours | Accès à la phase d’essai restreint ; il porte l’adresse électronique saisie |
Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du service. Ils ne nécessitent pas de consentement préalable (article 82 de la loi Informatique et Libertés). Votre choix sur les cookies est mémorisé dans le stockage local de votre navigateur, pendant 6 mois.
Aucun outil de mesure d'audience n'est intégré au Service. Aucun cookie publicitaire, de tracking inter-sites ou de réseaux sociaux n'est déposé.
9. Sécurité des données
Les mesures de sécurité techniques en vigueur incluent :
- Chiffrement en transit : HTTPS imposé (HSTS : max-age 31 536 000 secondes, sous-domaines inclus, préchargement) ; la version de TLS est celle que l'hébergeur négocie.
- Chiffrement au repos : sont chiffrés en AES-256-GCM, avec un IV aléatoire par entrée, les observations des évaluations ; les réponses, la préparation, le récapitulatif des formations, certifications et progressions et la note interne des entretiens de parcours ; les motifs de refus des entretiens de parcours ; les réponses et les motifs de refus des entretiens de retour ; le contenu des fichiers du store privé.
- Contrôle d'accès : authentification JWT, isolation multi-tenant vérifiée côté serveur sur chaque requête.
- Journal d'audit : il est protégé contre la modification et la suppression par des déclencheurs PostgreSQL ; seules des opérations encadrées et tracées y touchent : les purges à l'échéance des durées de conservation, l'effacement de l'organisation à la fin du service, l'effacement de l'auteur à la suppression d'un compte, et le remplacement, sur décision documentée, de lignes qui n'auraient pas dû être écrites. Sa durée de conservation est indiquée dans le tableau des durées ci-dessus.
- Rate limiting : limitation des requêtes par IP sur les routes sensibles (authentification, IA, portails publics, inscription, contact).
- En-têtes de sécurité : Content-Security-Policy à nonce, Strict-Transport-Security, X-Frame-Options DENY, X-Content-Type-Options nosniff, Referrer-Policy strict-origin-when-cross-origin, Permissions-Policy (caméra, micro, géolocalisation et USB désactivés).
10. Contact et réclamations
Contact pour les données personnelles — traitements dont Valumna est responsable :
Email : rgpd@valumna.fr
Courrier : LL Corporation, 27 Avenue Jean Médecin, 06000 Nice, France
Délai de réponse : un mois à compter de la réception de la demande, prorogeable une seule fois de deux mois (Art. 12 §3 RGPD).
Traitements RH : adressez-vous à votre employeur, responsable du traitement (section 6.2).
Autorité de contrôle :
CNIL — Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
3 Place de Fontenoy, 75007 Paris
www.cnil.fr
Dernière mise à jour : 26 octobre 2026