Information du CSE — Déploiement de l'outil Valumna

Document destiné aux entreprises clientes de Valumna, conformément à l'article L2312-38 du Code du travail

Version du 27 octobre 2026 — indiquez cette version au procès-verbal de la consultation.

⚠️ Obligations de votre organisation

Si votre entreprise compte 50 salariés ou plus, avant de déployer Valumna auprès de vos collaborateurs, vous devez informer et consulter votre CSE (Comité Social et Économique) conformément à l'Art. L2312-8 du Code du travail.

Sans cette consultation, le juge peut suspendre le déploiement.

Valumna met à votre disposition ce document pour faciliter votre consultation CSE. Nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit social pour vous accompagner dans cette démarche.

Objet de la consultation

Le présent document a pour objet d'informer le Comité Social et Économique (CSE) de l'entreprise du déploiement de l'outil Valumna, au titre de l'article L2312-38 du Code du travail. Cet article prévoit que le CSE est informé, avant leur introduction dans l'entreprise, des traitements automatisés de gestion du personnel et de leurs modifications, et qu'il est informé et consulté, avant la décision de mise en œuvre, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés.

Description de l'outil

Valumna est un logiciel SaaS (Software as a Service) de gestion des ressources humaines édité par :

Fonctionnalités principales

• Bilans comportementaux : évaluation sur des axes professionnels définis par l'organisation (par défaut : décisions opérationnelles, productions écrites et orales, compétences techniques métiers, pilotage d'équipe, adaptation aux changements, tenue des engagements), chaque axe noté sur cinq niveaux (2, 4, 6, 8 et 10), avec un processus aveugle en 3 temps (auto-évaluation, évaluation par l'évaluateur, révélation simultanée)
• Aides par intelligence artificielle : un guide de préparation de l'entretien et des suggestions d'objectifs, proposés à la personne qui conduit le bilan
• Entretiens de parcours professionnel : conduite et archivage des entretiens de parcours professionnel obligatoires (Art. L6315-1 Code du travail)
• Absences et entretiens de retour : suivi des absences et proposition de l'entretien de retour
• Points d'étape de la période d'essai : le manager ou l'administrateur décrit l'intégration du salarié, apprécie les compétences observées et indique la suite envisagée (validation, prolongation ou rupture)

Données personnelles traitées

L'outil tient des journaux qui permettent de retracer l'activité des utilisateurs : journal d'audit, journal des connexions, journal d'usage de l'IA. Ils sont décrits ci-dessous.

Mesures de protection des données

• Chiffrement au repos : les observations, les réponses et notes des entretiens de parcours, les réponses des entretiens de retour, les motifs de refus de ces entretiens et le contenu des pièces jointes sont chiffrés en AES-256-GCM
• Chiffrement en transit : HTTPS imposé (HSTS) ; la version de TLS est celle que l'hébergeur négocie
• Isolation multi-tenant : les données de chaque organisation sont strictement cloisonnées
• Journal d'audit : il est protégé contre la modification et la suppression par des déclencheurs PostgreSQL ; seules des opérations encadrées et tracées y touchent : les purges à l'échéance des durées de conservation, l'effacement de l'organisation à la fin du service, l'effacement de l'auteur à la suppression d'un compte, et le remplacement, sur décision documentée, de lignes qui n'auraient pas dû être écrites

Utilisation de l'intelligence artificielle

Valumna utilise le modèle de langage Claude, développé par Anthropic PBC (San Francisco, Californie, États-Unis), pour deux aides proposées à la personne qui conduit le bilan : un guide de préparation de l'entretien et des suggestions d'objectifs. Le modèle propose aussi, sans donnée de salarié, la rédaction des axes d'évaluation, à partir du contexte de l'entreprise et de l'intitulé du poste ; rien n'est utilisé avant que l'organisation ne l'enregistre, et le contrôle des libellés à l'enregistrement est fait par une liste de termes, non par le modèle. Enfin, un assistant d'aide répond, dans le tableau de bord, aux questions d'utilisation de tout utilisateur : l'écran dit qu'il s'agit d'une IA (AI Act Art. 50) ; la question telle que saisie, sans pseudonymisation, et le nom et l'offre de l'organisation sont envoyés au modèle, après le filtre de santé ; une question qui signale un problème technique est conservée comme demande d'assistance. Le refus de la transmission à une IA ne couvre pas ce qu'un utilisateur choisit d'y saisir. Les autres sous-traitants de Valumna, leur localisation et les garanties de leurs transferts sont décrits dans la politique de confidentialité (section 5).

Fonctionnement

• Pour le guide de préparation et les suggestions d'objectifs, les données transmises à l'API Anthropic sont pseudonymisées : les noms du collaborateur et du manager, ainsi que l'intitulé de poste, sont remplacés par des libellés génériques (« Collaborateur A », « Manager B », « Poste X ») ; aucun identifiant direct (nom, email, téléphone) n'est transmis. Pour la rédaction des axes, seuls le contexte de l'entreprise et l'intitulé du poste sont transmis, aucune donnée de salarié. Pour l'assistant d'aide, la question est transmise telle que saisie, avec le nom et l'offre de l'organisation, sans pseudonymisation ; le filtre de santé s'applique.
• Mécanisme de transfert UE → US : le transfert est encadré par le Data Processing Addendum (DPA) Anthropic + Commercial Terms, qui incorporent les Clauses Contractuelles Types (SCC) Modules 2 et 3, au titre de l'article 46(2)(c) du RGPD ; pour les données RH, dont Valumna est sous-traitant de votre organisation, c'est le Module 3 (sous-traitant vers sous-traitant ultérieur).
• Non-utilisation pour entraînement : par défaut, l'API commerciale Anthropic n'utilise pas les inputs API pour entraîner ses modèles — garantie contractuelle (DPA + Commercial Terms, sans opt-in requis).
• Conservation chez Anthropic : Anthropic supprime automatiquement les entrées et sorties de l'API dans les 30 jours de leur réception ou de leur génération ; un contenu signalé pour violation de sa politique d'usage peut être conservé jusqu'à 2 ans, et les scores de classification de sécurité jusqu'à 7 ans.

Garanties fondamentales

• Aucune décision automatisée : le guide ne note pas — il n'attribue ni ne modifie aucune note ; une suggestion ne devient un objectif qu'une fois validée, le cas échéant modifiée, par l'évaluateur, l'administrateur ou le service RH ; elle peut aussi être écartée
• Refus du salarié : chaque salarié peut refuser, depuis son espace, la transmission de ses données à une IA ; le guide et les suggestions ne sont alors plus produits pour lui
• Transparence : le fonctionnement des algorithmes est décrit sur la page Transparence algorithmique

Droits des salariés

Votre organisation est responsable du traitement des données de ses salariés : c'est elle qui en choisit la base légale et qui répond à leurs demandes ; les droits ouverts en dépendent. Valumna, son sous-traitant, l'assiste pour y répondre (Art. 28 §3 e RGPD). Selon la base retenue, chaque salarié peut exercer les droits suivants :

Exercice des droits

• Via l'application : espace Mes données personnelles
• Auprès de l'employeur, responsable du traitement, dans le délai qui s'impose à lui (un mois à compter de la réception de la demande, prorogeable une seule fois de deux mois — Art. 12 §3 RGPD) ; Valumna l'assiste
• Rectification d'une évaluation : tout collaborateur peut demander la rectification d'une évaluation inexacte depuis l'espace « Mes données personnelles » ; une demande acceptée peut conduire à un bilan correctif. La procédure de contestation reste celle de l'employeur

Contact pour les données personnelles

Pour toute question de votre organisation sur les traitements que Valumna opère pour son compte :

Email : rgpd@valumna.fr
Objet : « Protection des données — [Nom de l'entreprise] »

Les salariés exercent leurs droits auprès de leur employeur.

Références légales

• Art. L2312-38 Code du travail — Information du CSE sur les traitements automatisés de gestion du personnel, et information-consultation sur les moyens de contrôle de l'activité des salariés
• Art. L6315-1 Code du travail — Entretiens de parcours professionnel obligatoires tous les 4 ans
• Art. 13, 14, 22 RGPD — Information, transparence et décisions automatisées
• AI Act Art. 50 — Obligations de transparence

Avertissement

Ce document est fourni à titre informatif par Valumna pour faciliter la consultation du CSE. Il appartient à l'employeur de l'adapter à son contexte et de conduire la consultation conformément aux dispositions légales applicables. Valumna est un éditeur de logiciel et ne délivre pas de conseils juridiques.

Note d'information du CSE — Version du 27 octobre 2026